Por Mylena Lisboa
Correição Ordinária Constata Avanço na Digitalização de Acervos em Unidade Extrajudicial de SC
Correição ordinária realizada em unidade extrajudicial de Santa Catarina identificou apontamento referente à ausência de cópias digitais e de segurança do acervo físico obrigatório. Após ser notificada, a unidade informou que vem executando a digitalização de forma contínua e gradual, com a conclusão dos principais livros de registro e parte dos acervos históricos recolhidos. A unidade destacou, ainda, que aguarda o equipamento previsto no projeto institucional “Arquivo Seguro”, destinado a apoiar os trabalhos de preservação documental. Diante do avanço das medidas e da expectativa de conclusão dentro de prazo considerado razoável, a direção do foro determinou que o tema volte a ser analisado na próxima correição.
Com a consolidação das informações e o cumprimento da finalidade fiscalizatória, o procedimento preliminar foi rejeitado, permanecendo a orientação para que a unidade dê continuidade ao processo de digitalização até sua finalização.
Correição Identifica Ajustes Necessários para Digitalização em Unidade Extrajudicial
Uma correição ordinária realizada recentemente em uma unidade extrajudicial do Estado apontou dois pontos que necessitavam de ajustes: a atualização da placa de identificação e a ausência de digitalização do acervo físico.
Após a notificação, a administração da unidade apresentou comprovação de que a sinalização externa já foi atualizada. Sobre a digitalização, a gestão relatou que o processo ainda não pôde ser iniciado devido a investimentos prioritários realizados na estrutura interna, como melhorias físicas, aquisição de mobiliário e atualização de equipamentos.
A equipe responsável pela correição, que realizou a análise por amostragem, não identificou falhas que comprometessem o atendimento ao público ou a regularidade da prestação do serviço. A orientação, no entanto, é de que a unidade mantenha a observância das normas e das diretrizes da Corregedoria, especialmente quanto às rotinas administrativas.
Correição Identifica Falhas em Cartório de Registro Civil
A Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial realizou correição ordinária no Ofício de Registros Civis das Pessoas Naturais, Interdições e Tutelas, Pessoas Jurídicas e de Títulos e Documentos, onde foram feitas constatações.
Entre os apontamentos, a equipe identificou ausência de indicação do selo de fiscalização, emolumentos e FRJ em etiquetas de averbação, além de duplicidade de averbações de CPF devido à falta de anotações cruzadas. A possível ocorrência de atraso no atendimento não pôde ser analisada por falta de informações.
O relatório também verificou comunicações duplicadas a outras serventias, ausência de número de protocolo em processos de habilitação e uso de dispositivos revogados. Foram encontrados, ainda, atos finalizados sem assinatura, erros na classificação de tipos de atos e cancelamento de registro de adoção sem cancelamento do selo correspondente.
A correição apontou, além disso, mandados judiciais não lançados no livro de protocolo, falhas formais em retificações administrativas, como ausência de protocolo e ordem documental invertida, além da falta de comunicação de mudança de prenome e gênero aos órgãos emissores.
Também foi constatada a presença de informação vedada em registros de adoção, a regularização da idade da genitora por averbação e dois casos de óbitos não comunicados aos consulados competentes.