Correição identifica falhas sistêmicas e reforça necessidade de ajustes tecnológicos em serventias extrajudiciais
A correição ordinária periódica realizada em serventia extrajudicial catarinense revelou apontamentos concentrados, majoritariamente, no funcionamento do sistema informatizado de automação, sem que tenham sido constatados prejuízos aos usuários ou comprometimento da qualidade do atendimento ao público. A fiscalização, realizada por amostragem documental, teve como objetivo verificar a aderência dos procedimentos internos às normas administrativas vigentes, com especial atenção à confiabilidade das informações transmitidas, à capacidade de geração de relatórios obrigatórios, à gestão do acervo físico e digital.
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Correspondência entre atos lavrados e informações transmitidas
Entre os principais pontos destacados está a pergunta que avalia se o sistema informatizado garante correspondência entre o ato praticado e as informações remetidas aos portais oficiais. A resposta negativa evidenciou falhas técnicas no envio de dados, com registros transmitidos sem identificação correta de livro, número ou denominação.
Esse tipo de inconsistência foi apontado como fator que compromete a confiabilidade das informações externas, exigindo atenção imediata quanto à parametrização e ao uso adequado do sistema.
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Relatórios obrigatórios e controle de selos
Outro quesito relevante analisou se o sistema permite a geração e consulta de relatórios de consumo de selos, incluindo consumo médio por tipo e espécie e selos aplicados em atos ainda não finalizados.
A constatação foi de indisponibilidade parcial desses relatórios, o que limita o controle gerencial da serventia e dificulta o acompanhamento exigido pela normativa administrativa. A orientação foi no sentido de buscar esclarecimentos técnicos junto à empresa desenvolvedora e promover as adequações necessárias.
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Escrituração automática dos livros
A correição também examinou se o sistema informatizado realiza de forma automática a abertura, encerramento e escrituração dos livros obrigatórios. Verificou-se que determinados livros auxiliares dependem de intervenção manual para o encerramento mensal, em razão da necessidade de inserção de dados complementares.
Embora a situação não tenha sido considerada grave, foi registrada como ponto de atenção, passível de aperfeiçoamento, sobretudo diante da crescente exigência de automação e padronização dos procedimentos.
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Digitalização do acervo e arquivos de segurança
No que se refere à preservação documental, foi analisada a pergunta relativa à digitalização dos livros físicos obrigatórios e à manutenção de arquivos de segurança. A resposta indicou que a digitalização ainda não é integral.
Diante disso, a correição reforçou a orientação para que seja elaborado planejamento progressivo de digitalização, com vistas à proteção do acervo, à segurança dos atos praticados e à melhoria da eficiência administrativa.
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Alimentação das centrais eletrônicas
Outro ponto avaliado diz respeito à remessa regular de dados às centrais eletrônicas correspondentes à especialidade da serventia. A análise indicou que, quanto aos registros mais recentes, não há pendências relevantes, estando as informações sendo transmitidas dentro dos prazos normativos.
Em relação a registros mais antigos, foram identificadas providências em andamento para a regularização, com acompanhamento institucional e prazos já estabelecidos, o que foi considerado positivamente na avaliação global.