Sistema em foco: correição aponta ajustes técnicos e reforça boas práticas na serventia
A correição ordinária recente trouxe à tona apontamentos técnicos que merecem atenção do delegatário, especialmente no que se refere ao sistema informatizado de automação utilizado na rotina da serventia. As constatações resultam da análise de quesitos que avaliam a segurança, a confiabilidade e o controle dos atos praticados no serviço extrajudicial. Um dos principais pontos observados foi a inconsistência entre os atos lavrados e as informações enviadas ao portal do selo digital. A fiscalização identificou registros transmitidos com código de livro incorreto, além da ausência do número e do nome do livro, tanto em atos de nascimento quanto de casamento. O cenário indica a necessidade de revisar o sistema interno e os módulos.
Outro aspecto relevante diz respeito à geração de relatórios de selos. O sistema não disponibiliza, de forma completa, todos os relatórios exigidos pela fiscalização, especialmente aquele que apresenta o consumo médio de selos por tipo e espécie. A falta dessas informações dificulta o acompanhamento gerencial e o controle interno da atividade.
Também foi constatado que o sistema não executa automaticamente a abertura, o encerramento e a escrituração dos livros. O encerramento do livro diário auxiliar da receita e da despesa ainda depende de procedimento manual ao final de cada mês, o que evidencia limitações operacionais que merecem avaliação.
No campo da preservação do acervo, a correição apontou que os livros físicos obrigatórios ainda não foram digitalizados, assim como não há cópias de segurança em meio digital ou outro método previsto nas normas. A orientação foi para que o delegatário estruture um planejamento específico para a digitalização e proteção do acervo.
Quanto ao envio de informações às centrais eletrônicas, verificou-se que os registros atuais estão sendo remetidos regularmente, sem pendências. Em relação aos registros antigos, foi informado que estão em andamento providências para a remessa dos dados faltantes, dentro de prazos já estabelecidos e acompanhados pela Corregedoria.
Apesar dos apontamentos, a correição destacou que as situações observadas não comprometem a qualidade do serviço prestado nem causam prejuízo aos usuários. As orientações concentraram-se na adoção de medidas corretivas e de aprimoramento, como o contato com a empresa desenvolvedora do sistema e o ajuste de rotinas internas.
Correição aponta ajustes técnicos e reforça importância de controles formais nas serventias
Uma correição ordinária periódica realizada em serventia extrajudicial catarinense resultou em apontamentos técnicos voltados ao aprimoramento de procedimentos internos, sem identificação de prejuízo aos usuários ou comprometimento da qualidade do serviço prestado.
A fiscalização, realizada por amostragem, teve como foco a verificação do cumprimento das normas administrativas que regem a atividade extrajudicial, especialmente no que se refere à formalização de atos, à transparência dos procedimentos e à organização dos controles internos. Embora o número de ocorrências tenha sido reduzido, algumas perguntas do formulário de correição mereceram destaque por revelarem fragilidades que demandam atenção contínua.
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Notas de recusa e direito à suscitação de dúvida
Entre os pontos analisados, chamou atenção a pergunta que verifica se, nos casos de negativa de realização de serviços, a serventia informa ao interessado a possibilidade de requerer a suscitação de dúvida. A resposta negativa evidenciou que essa informação não vinha sendo registrada nos sistemas utilizados.
Relacionada a esse aspecto, outra pergunta apurou se as notas de recusa são arquivadas, física ou eletronicamente, para permitir o controle de exigências, devoluções, restituições de valores e observância de prazos legais. Constatou-se a inexistência desse arquivamento, sobretudo nos casos originados por centrais eletrônicas.
A orientação técnica foi clara: todo ato devolvido com exigência deve ser acompanhado da respectiva nota e devidamente arquivado, independentemente de o pedido ter sido feito de forma presencial ou eletrônica. O registro dessas informações é essencial para garantir o direito de impugnação do interessado e a rastreabilidade dos procedimentos.
Outra pergunta da correição avaliou se a serventia utiliza corretamente os elementos de identificação obrigatórios, como placas e avisos, conforme o padrão normativo. Foi constatada divergência quanto à informação do horário de funcionamento exibida ao público.
A situação foi reconhecida pela responsável, com a indicação de que providências já estavam sendo adotadas para adequação da identificação visual, reforçando a importância da informação clara e atualizada aos usuários.
No campo tecnológico, a correição questionou se o sistema informatizado de automação permite a geração de relatórios específicos sobre consumo de selos, consumo médio por tipo e espécie, e selos aplicados em atos não finalizados.
A resposta indicou indisponibilidade parcial dessas funcionalidades. Ainda que o sistema adote a lógica de geração de selos apenas na finalização do ato, a fiscalização ressaltou que há situações em que o ato é lavrado, mas ainda não concluído, o que exige mecanismos de controle e acompanhamento.
Diante disso, foi reforçada a necessidade de que os sistemas utilizados pelas serventias contemplem todos os relatórios exigidos pela normativa, assegurando transparência, controle e segurança dos atos praticados.
Questão considerada obrigatória no formulário de correição, a pergunta sobre acessibilidade para idosos e pessoas com deficiência revelou a inexistência de sanitário adaptado nas dependências da serventia.
Embora tenham sido apresentadas justificativas relacionadas às peculiaridades do imóvel e à inexistência de demanda registrada, a orientação foi no sentido de que sejam envidados esforços para promover condições adequadas de acessibilidade, respeitando a legislação vigente e garantindo atendimento digno a todos os usuários.
Também foi analisado o cumprimento da exigência de digitalização dos livros físicos obrigatórios e manutenção de cópias de segurança. A resposta indicou digitalização parcial, com avanço nos atos mais recentes e dificuldades técnicas e financeiras para a conversão do acervo antigo.
Ainda que reconhecida a complexidade da tarefa, a correição orientou a adoção de planejamento progressivo para a digitalização, destacando os benefícios em termos de segurança do acervo, agilidade no atendimento e preservação da memória registral.
É importante que o delegatário invista em organização, registrar formalmente as exigências e acompanhar as limitações do sistema informatizado, são medidas que reduzem riscos e fortalecem a segurança da atividade extrajudicial.
Correição identifica divergência cadastral no Registro Civil e procedimento é arquivado
A Correição Ordinária Periódica realizada em unidade de Registro Civil analisou a regularidade dos cadastros obrigatórios vinculados à serventia e resultou na abertura de procedimento preliminar, que ao final foi rejeitado e arquivado pela Direção do Foro.
De acordo com o relatório da correição, foi identificada uma única constatação negativa, relacionada ao cadastro do Livro de Controle de Depósito Prévio no Portal do Extrajudicial. A divergência observada dizia respeito exclusivamente à forma de escrituração do livro, que constava como “folhas soltas” no sistema, quando, na realidade, é mantido de forma eletrônica.
A Corregedoria destacou que a atualização correta dos cadastros é dever do delegatário e deve ser observada sempre que houver abertura ou encerramento de livros obrigatórios, conforme previsto no Código de Normas do Extrajudicial. Diante disso, o responsável pela serventia foi orientado a providenciar a correção da informação no sistema.
Apesar do apontamento, a análise dos autos demonstrou que não há qualquer indício de autoria ou de prática de infração disciplinar. As certidões juntadas ao procedimento também confirmaram a inexistência de processos ou procedimentos administrativos disciplinares desfavoráveis ao responsável pela unidade.
Correição aponta irregularidades formais e reforça orientação no Registro Civi
Durante a correição ordinária, a equipe correicional identificou irregularidades a partir de respostas negativas a quesitos específicos do sistema de fiscalização. Os apontamentos estiveram relacionados, principalmente, à formalização das negativas de atendimento e à informação adequada ao usuário dos serviços, bem como à transparência no ambiente de atendimento ao público.
Entre os itens analisados, foi verificado que, nos casos de negativa de realização de determinado serviço, não constava a indicação do número da guia administrativa e do protocolo, informações essenciais para o controle interno e para eventual acompanhamento pelo interessado.
Também foi apontada a ausência de orientação expressa ao usuário quanto à possibilidade de requerer a suscitação de dúvida, direito que deve ser informado sempre que houver recusa na prática de ato registral, garantindo transparência e segurança jurídica ao procedimento.
Outro ponto destacado foi a necessidade de arquivamento adequado das notas de recusa, seja em meio físico ou eletrônico. A medida é fundamental para possibilitar o controle das exigências formuladas, a devolução de títulos, a restituição de valores referentes ao depósito prévio e o cumprimento dos prazos legais.
Além dos aspectos ligados à rotina interna, a correição também observou questão relacionada ao atendimento ao público. Foi constatada a ausência do cartaz do programa ExtraFácil em local de fácil acesso e ampla visibilidade, item obrigatório destinado a facilitar o acesso do cidadão às informações sobre os serviços extrajudiciais.
As inconsistências foram imediatamente esclarecidas pela delegatária, que recebeu orientações da equipe correicional quanto aos procedimentos corretos a serem adotados e se comprometeu a observar integralmente as determinações normativas a partir de então.